事業内容

賃貸管理業務を「儲からない」から「儲かる」へ変えていく、
業務改善コンサルタント

賃貸管理業務は非常にイレギュラーが多く、煩雑です。

日常の業務を進めていく中で、賃貸管理基幹システムへの登録ルールや機能の使い方などの統一がなされなくなっていき、システムの力を活かしきれずに事務作業に追われてしまう。その結果、人件費が増大したり、提案営業など本来力を入れたい業務に費やせる時間が減少してしまったりする。業務改善をしたくても、時間やマンパワーが足りない。
このような悪循環に悩んでいる企業様は多いのではないでしょうか。

日本管理システムはコンサルティングを通して賃貸管理業務の効率化・省力化を実現し、「儲からない」といわれている賃貸管理業務を「儲かる」業務へと変えていくお手伝いをいたします。

問題点を明確にするための診断を行うコンサルティングサービスは多数ありますが、日本管理システムのコンサルティングは診断だけでなく、その先の問題解決までしっかりとお手伝いいたします。

FIT＆GAP　システム選定確認

FIT

基幹システムの選定をサポートします。当社はほとんどの賃貸管理システムに精通していますので、業務内容に合わせた最適な管理システムを選択・ご提案できます。また、当社は賃貸管理システムの代理店契約等をしておりませんので、特定のシステムをお勧めすることはありません。公平な第三者視点でシステムの選定を行うことができます。

GAP

新システムを導入する際には、現状の業務とマッチしない部分がどうしても発生します。「こんなはずではなかった」とならないよう、導入前にGAPを確認し、対策を提案します。

システム導入サポート

データ移行サポート

新システム導入時には、旧システムから新システムへのデータ移行が必要です。

システム移行時には、機械的なデータコンバート作業だけでは対応できない場合が多くあります。また、表記ゆれ等があるままデータ移行をしても、システムの機能を活かしきれません。
現状のデータの情報を整理しルールを決めながら、新システムへのインポート用のデータを作成いたします。

データ移行サポート　実施例

旧システムからデータを抜き出し、新システムへのデータ移行ルールを策定します。

策定したルールに従って、インポート用データを編集します。

例）全角・半角の統一
・JMSマンション１０５号室
・JMSマンション105号室

例）保証人・保証会社
旧システムでは1つのフィールドとなっていて、新しいシステムでは2つのフィールドに分かれているケースが多くあります。このような場合、機械的にデータを分けることが出来ないので手作業でデータを振り分けます。

システム移行期の人員サポート

システム移行には通常数カ月がかかりますが、その間は旧システムと新システムを並行稼働する必要があり、人員不足が起こりがちです。システムに精通した当社スタッフが即戦力として事務作業をサポートすることにより人員不足をカバーするだけでなく、実際に現場の業務を行うことにより第三者目線で業務改善につなげることが可能です。

システム有効活用サポート

簡単に言うとシステムの健康診断。何が課題か分からないと問題解決はできません。
当社コンサルタントが今お使いの基幹システムをひとつひとつ確認し、効果的に利用されているかどうかを診断いたします。

業務分析サポート

現状の業務を分析することで組織や人員体制の改善を目指します。
こちらは業務の健康診断。「調子が悪い」だけではよい治療や投薬ができません。

業務の責任と担当を明確化・作業の洗い出しをおこない、第三者目線から業務上の課題をご指摘いたします。
当社コンサルタントがヒアリングを中心としたミーティングを実施し、挙がった課題や決定したフローなどをまとめて提出します。
また課題対応の完了目標を設定し、後日のミーティングで進捗の確認をいたします。当社の目的は診断結果を出すことではなく、課題発見→改善・解決です。

例えば、現状では社員が行っている作業がアルバイト・パートでも対応できる作業であったり、ＲＰＡ（事務作業の自動化技術）化が可能であったりする場合があります。そのような場合に人員配置を見直すことで、事務作業を効率化できるだけでなく、社員が本来行うべき営業活動に注力することができ、売り上げアップにつながっていきます。

業務分析の実施例

業務監査サポート

「システム有効活用サポート」「業務分析サポート」で発見された課題に対して、改善ができているかを当社スタッフが現場に入って客観的にチェックいたします。
ただ分析するだけにとどまらず、改善がしっかりと行われるところまでサポートいたします。

熟練したスタッフが事務作業を代行いたします。
当社ではほとんどの基幹システムに対応できますので、即戦力としてすぐに作業を開始することができます。
また、スタッフを直接雇用する場合にどうしても発生する退職リスクを回避できることも大きなメリットです。

現在さまざまなアウトソーシングサービスがありますが、在宅業務の事務スタッフが作業を行うサービスが少なくありません。このようなサービスは安価な半面、スタッフの管理不足やネットワークのセキュリティ不備などによるクオリティ・セキュリティの低下が問題となっています。

日本管理システムでは、当社社内から貴社システムにアクセスし業務を遂行します。スタッフの在宅業務は行っておりません。
社内ネットワークを中心としたインフラ整備に注力しており、大切な貴社のデータを安全に守ります。

また当社は不動産会社を母体としておらず、御社の業務と競合しませんので安心してデータをお預けいただけます。

事務業務を代行しながら、業務改善をおこなうサービスです。ただ事務作業を請け負うだけではなく、請け負った業務を分析して効率化・省力化いたします。
業務フローチャートと作業マニュアルを作成・メンテナンスすることで作業をアルバイト・パートなど「誰でもできる」状態にしていき、従来1人工かかっていた作業が1/5人工にまで削減できます。

この点が、一般的なアウトソーシングサービスとは大きく異なる点です。

作業確認書（業務フローチャート、作業マニュアル）の例

[表紙]
一度作って終わりではなく、適宜改定を行い、改定履歴を残しています。
作業マニュアルを作っても実際の業務と乖離していってしまって使われなくなるケースがよくありますが、当社では運用できる作業マニュアルを作成＆メンテナンスしています。

[フローチャート]
スケジュール、データ授受、報告方法を記載。
担当者以外でも簡単に業務把握が可能です。

ポイントごとに業務の動きをフロー化し大変なフロー修正も細かく対応が可能です。

[登録マニュアル]
登録項目ごとにルール化し誰でも入力が簡単に
「担当でないとわからない」がなくなります。

費用イメージ

直接社員を雇用した場合と、当社の賃貸管理サポートサービスをご利用いただいた場合、見た目のコスト（①）はほとんど変わりません。
しかし直接的には認識しづらい「教育費」「採用費」「引継時間」というコスト（②）をカットできる上に、「システム化」「業務フローチャート作成」「作業マニュアル作成」という当社ならではの付加価値（③）がプラスされます。
また、直接雇用の場合に発生する退職リスクがないことも大きなメリットです。

業務をＲＰＡ化し、事務作業を自動化します。
RPAとはコンピューターが自動で入力を行うシステムで、定型作業を深夜帯などに自動で行うことができます。
業務フローや基幹システムの運用上の問題点を整理しながら自動化を進めていきますので、業務改善を行いながらスムーズにRPA化が実現できます。

STEP1

日本管理システムが基幹システムへのデータ入力を代行します。あわせて業務フローの構築・マニュアルの作成、コンサルティングを行い、業務の現状を把握します。（B.アウトソーシング事業、C. 業務改善サポート事業）

STEP2

様々な形式のデータをKintone（業務アプリケーション作成サービス）に取り込んでから賃貸管理システムに入力し、RPAシナリオ作成の基盤とします。
一度Kintoneに取り込んでデータを一元化し整理することで、基幹システムへの移行がしやすくなるだけでなく、基幹システムでは実現できないアプリケーションをKintoneで作成することもできます。
また当社で構築したKintoneの基本システムを流用できるため、コストが抑えられることも大きなメリットです。

STEP3

STEP2で取捨選択したデータを基幹システムへ自動入力するよう、RPAシナリオを作成します。運用開始後のサポートもお任せください。